Vi è mai capitato di cercare un documento importante senza trovarlo? Ogni volta che cerchiamo un documento sprechiamo un’enorme quantità di tempo e risorse che vengono sottratte alle attività lavorative. Per evitare situazioni simili, UTAX ha pensato alla soluzione software Scanpack Business Pro in grado di automatizzare i flussi di scansione convertendo i documenti in file e memorizzandoli nella corretta posizione, in base a regole aziendali predefinite. In questo modo i flussi di archiviazione vengono semplificati garantendo la massima conformità nella gestione dei documenti. Con questo software sarà come avere assunto un nuovo collaboratore in azienda, con la differenza che lui non si ammala e non sbaglia mai!

Archiviare manualmente documenti è un processo dispendioso sia in termini tempo che per quanto riguarda i costi di gestione spesso eccessivi e ben poco funzionali. Si tratta inoltre di un processo non privo di rischi di errore che complica ulteriormente la situazione ogni qualvolta si cerchi di apportare delle correzioni nell’archiviazione. È possibile procedere in modo diverso? Si possono ridurre i costi e lavorare meglio utilizzando sistemi innovativi per gestire il processo di archiviazione?
Con Scanpack Business Pro è possibile risparmiare tempo catturando, digitalizzando e archiviando i documenti in modo automatico con procedure predefinite. Vengono dunque ridotti quasi totalmente il lavoro manuale, il rischio di errore e i costi, lasciando spazio a un processo più efficiente ed economico.

Immaginiamo di ricevere periodicamente a un preciso indirizzo mail gli ordini dei clienti che devono essere archiviati secondo alcuni parametri definiti all’interno del documento come ad esempio il nome del venditore a cui corrisponde il cliente. Inoltre, potrebbe esserci il bisogno di creare automaticamente delle cartelle e sottocartelle relative all’anno e al mese; di ricevere una mail che segnala l’arrivo di un nuovo ordine; e di aggiornare un file excel aggiungendo una riga con il nome del venditore, il nome del cliente e l’importo dell’ordine.
Tutto questo potrà essere fatto in automatico dal nostro software che, una volta impostati i criteri prestabiliti, procederà a gestire le attività in qualche secondo e senza alcun margine di errore. In che modo? Monitorando l’indirizzo mail predefinito e procedendo alla cattura di qualsiasi documento allegato che presenti le caratteristiche inserite a sistema. Il software OCR leggerà il nome del venditore e provvederà ad archiviarlo nella cartella corrispondente al venditore e nella sottocartella relativa all’anno o al mese che verrà creata automaticamente, qualora non fosse già esistente. Una volta archiviato l’ordine, il sistema invierà una mail a chi desideriamo e lo avviserà che è subentrato un nuovo ordine del venditore X. Rilevando la riga del cliente e l’importo, andrà infine a popolare il file excel corrispondente al riepilogo degli ordini inserendo tutti i dati richiesti.

All’interno di un’azienda che riceve periodicamente ospiti, la receptionist è spesso fuori postazione perché impegnata in altre attività. Abbiamo pensato a una receptionist virtuale! Basta installare una multifunzione UTAX presso la reception dell’azienda con un cartello che indichi “se hai un appuntamento registrati qui”. Sul pannello della multifunzione verrà, dunque, riportato un messaggio di benvenuto e un bottone “REGISTRATI QUI”. Una volta cliccato il bottone, sullo schermo appariranno una serie di domande tra cui nome, cognome, azienda, l’ufficio e la persona con cui si ha fissato un appuntamento e l’utente dovrà rispondere digitando sulla tastiera dell’apparecchiatura.

A registrazione avvenuta, il sistema multifunzionale rilascerà un pass stampato contenente i dati della persona registrata, l’orario di ingresso, l’ufficio e il nome della persona da incontrare, oltre all’informativa e/o il consenso al trattamento dei dati, che dal 25 Maggio diventerà obbligatorio con l’entrata in vigore del GDPR, e uno spazio riservato alla firma, all’accettazione e alle informazioni che l’ospite deve compilare all’uscita. Sarà compito del software archiviare la richiesta in cartelle e sottocartelle quali CONTROLLO ACCESSI > ANNO > MESE > UFFICIO > PERSONA DI RIFERIMENTO, oltre a inviare una mail alla persona desiderata avvisando che un ospite la sta aspettando alla reception. Alla fine della visita, l’ospite dovrà firmare, compilare i campi mancanti (es. l’orario di uscita), nonché procedere all’archiviazione del documento inserendolo nell’apparecchiatura e premendo un altro pulsante. A questo punto, il documento verrà scansionato e archiviato nuovamente nella stessa cartella in cui era stato salvato precedentemente. Con questa soluzione abbiamo fornito all’azienda una receptionist virtuale, a basso costo, in grado di tenere traccia di tutti gli accessi e soprattutto rispettando il massimo della privacy